O diálogo em condomínios ganha cada vez mais um espaço virtual. A internet e suas redes sociais podem servir tanto para melhorar a convivência entre aqueles que moram próximos, como também para exaltar ânimos e dividir ainda mais vizinhos.
Não adianta lutar contra o poder da internet, já que a grande maioria dos brasileiros vive conectada às redes sociais. Portanto, nada mais natural do que buscar, também nesses novos suportes, um diálogo com seus vizinhos.
Benefícios
Ao se utilizar de um meio eletrônico para dialogar com os moradores, o síndico consegue centralizar e organizar diversas comunicações em um só canal, minimzando assim o tempo gasto com o atendimento aos condôminos.
Seja em um site do empreendimento, um fórum de discussão, ou uma lista de e-mails, é possível enviar documentos e circulares de uma maneira rápida e econômica. A medida também beneficia os moradores, que não precisam guardar papéis em casa – sabem onde encontrarão os documentos/circulares do condomínio.
Outro ponto positivo da interação virtual é que há sempre uma conversa sobre como está a vida em condomínio. Isso gera maior transparência por parte do síndico, e os moradores podem expressar seus anseios e preocupações para com o espaço, sem necessariamente ser no momento da assembleia. O síndico recebe esse feedback quase que em tempo real, o que colabora para uma gestão mais participativa.
O uso de votação através de enquetes, por exemplo, para debater benfeitorias ou mudanças no condomínio também é cada vez mais comum nesses meios, e ajudam a antecipar o que será votado na próxima assembleia. Vale lembrar que a assembleia, porém, continua sendo o principal “ponto de encontro” dos moradores do condomínio – e é de lá que saem as decisões para valer.
Algumas administradoras de condomínios oferecem serviços online, como boletos para pagamento de cotas condominiais e outros serviços. Outras vão mais longe e oferecem a possibilidade de um morador optar por ser “zero papel”. Nesses casos, há grande economia não só de papel, mas também de custos com cópia, manuseio, envio, motoboy, etc. O que acaba sendo um ganho para todos os moradores.
Cuidados
Mas, é claro, nem tudo é fácil e colaborativo para a gestão do síndico. Há alguns riscos envolvendo o condomínio que está em um ambiente virtual.
O principal são críticas exageradas à gestão – uma ocorrência relativamente comum em redes sociais, como o Facebook. Outro problema que pode ocorrer são brigas e discussões acaloradas entre condôminos.
Por isso, é de fundamental importância que o ambiente virtual também tenha as suas regras, como por exemplo, vetar o uso de linguagens ofensivas, não utilizar letras maiúsculas para escrever frases inteiras, se utilizar do local correto para fazer perguntas, etc. Essas devem estar bem claras e de fácil acesso para quem acabou de chegar.
Também é útil que haja um moderador nesse ambiente – alguém responsável por “colocar ordem” no local, caso alguém infrinja as regras do espaço.
Vale lembrar que insinuações/acusações sobre o caráter do síndico e de outros moradores do condomínio estão sujeitas às penas da lei, como se fossem ditas em qualquer outro ambiente.
Funcionalidades
Veja abaixo alguns exemplos do que pode ser feito virtualmente para agilizar a vida em condomínio.
- Reserva de espaços, como salão de festas
- Registro de ocorrências online
- Criação e votação em enquetes
- Acesso à documentação, como atas, convenção, regulamento, plantas das unidades
- Cadastro de condôminos e funcionários
- Envio de comunicados por parte do síndico ou administração
- Envio de mensagens privadas ou para o grupo todo por parte dos moradores
- Comunicação direta com o síndico
- Networking com vizinhos
- Agenda de manutenções do condomínio
- Classificados de anúncios
- Indicação de prestadores de serviços
- Emissão de 2a. via de boleto
- Controle de acesso
- Consulta a balancetes e prestação de contas
- Criação de clube de compras
Segurança
Uma preocupação a mais que os meios eletrônicos trazem aos condôminos é como resguardar a privacidade e a segurança do local.
Por isso é muito importante que o acesso, além de ser protegido por senha individual, possua algum tipo de mecanismo de aprovação antes que a pessoa possa se juntar ao grupo/comunidade virtual – como um convite de alguém do grupo, ou a permissão/aprovação do moderador.
Veja abaixo como cada ferramenta é mais utilizada por condomínios:
- Sites: Têm caráter mais oficial e servem principalmente para passar comunicados da administração para os moradores, baixar boletos, reservas de espaços e conferir pagamentos do condomínio. Geralmente são geridos pela própria administradora.
- Comunidades do facebook: geralmente administrados/moderados por alguns condôminos. Lugar usado para conversas entre vizinhos sobre problemas no condomínio/ sugestões de fornecedores e prestadores de serviços. Não são indicados por não serem pensadas para esse fim – o síndico pode ter dificuldade em organizar o ambiente, que não é dos mais regrados
- Blogs: mais utilizados e criados por síndicos para relatar e comunicar ali tudo que acontece no condomínio em forma de posts, artigos, fotos e comunicados
- Condomundo: uma mistura de site e rede social específicos para condomínios. Serve para melhorar a comunicação tanto entre moradores como do síndico com os condôminos, oferece versões grátis e paga – com custo em média inferior a R$ 1 por unidade. Dá para montar enquetes, mandar mensagens privadas ou para o grupo todo, registro de ocorrências online, reserva de espaços do condomínio, classificados e também networking – dá para saber a área de atuação profissional do seu vizinho e assim, contratá-lo ou até formar parcerias. Para o síndico é bacana pois ele também consegue mostrar as benfeitorias que estão sendo feitas, o que gera transparência. Saiba mais
- Listas de e-mail: ferramenta mais “antiga” e muito utilizada para grupos menores, como síndico, subsíndico e conselho. Não é aconselhável para grupos maiores, por gerar muitos e-mails na caixa de entrada.
Fontes consultadas: Angélica Arbex, gerente de marketing da Lello Condomínios, Marcio Bagnato, diretor de condomínios da administradora Habitacional, Julio Herold, gerente de condomínios da administradora Predial, Lucio Braga, síndico profissional
